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Après avoir pris connaissance du règlement des Archives, les chercheurs doivent compléter un formulaire de demande d’accès.
Ils promettent également de citer la source « Conseil œcuménique des Églises, Archives » dans leur travail et d’indiquer la référence exacte de localisation des documents (numéro de boite, dossier). Ils sont seul responsable des citations qu'ils font.
Ils prennent l'engagement de remettre gratuitement à la Bibliothèque du COE deux exemplaires des publications, sous quel que support qu'elles soient, dans lesquelles sont utilisés les documents référencés.